Využívání soukromých účtů pedagogů

Při analýzách bylo zjištěno, že je ještě stále běžnou praxí využívání soukromých e-mailových účtů pro pracovní potřeby. Většinou se jedná o případ, kdy škola svým zaměstnancům pracovní e-mail neposkytne, proto jsou nuceni používat svůj vlastní soukromý e-mail. V případě využití takovýchto účtů se jedná o nezabezpečenou komunikaci přes e-mailové servery, které za zneužití obsahu zpráv neručí. Toto může být v případě škol veliký problém.

Školní e-mailovou komunikací jsou mnohdy zasílány informace či dokumenty s osobními údaji žáků či zaměstnanců školy a může tak dojít k jejich zneužití. Velkým problémem je také odchod zaměstnance, protože pokud má data ve svém soukromém e-mailu, těžko zajistíte, aby tyto informace po svém odchodu smazal.

Jednoduchým způsobem, jak lze vyřešit problém s nezabezpečenou e-mailovou komunikací, je začít využívat zdarma poskytované cloudové služby pro školství. Takovou službou je například Office 365 Education nebo služby Google. Office 365 školám zdarma poskytne e-mailové klienty Exchange pro zaměstnance i žáky a cloudové uložiště OneDrive pro ukládání a sdílení dokumentů. Dokumenty tedy učitelé nemusí nutně zasílat e-mailem, pouze určí, s kým chtějí dokument sdílet a přiřadí práva těmto osobám. Samozřejmostí je také základní balík Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote dostupný klasicky i online a další cloudové služby.

Služby Microsoft Office 365 jsou dále velmi výhodné v tom, že se dají napojit na školní síť. Pokud má škola k dispozici Microsoft Windows server a je nasazená služba Microsoft Active Directory, tak je možné mít jednotnou správu uživatelských účtů včetně oprávnění k jednotlivým zdrojům. Škola tak má pod vlastní kontrolou velké množství dalších systémů a aplikací, které může kompletně využít pro svoje účely.