GDPR a fotky
25. května 2018 začala platit jednotná evropská pravidla pro ochranu osobních údajů. Jedná se o Obecné nařízení, které je známé pod označením GDPR. Napsáno a řečeno k tomuto tématu toho bylo opravdu hodě. Bohužel mnohdy jsou to informace nepřesné a zavádějící, a tak se z GDPR stal démon, kterého se všichni bojí a hledají problémy tam, kde žádné nejsou.
Fotografie osoby je osobním údajem, tudíž se na výše uvedené činnosti (zpracování, které s fotkami děláme), GDPR vztahuje a vyvolává vrásky na čele a řadu otázek.
Můžeme fotografie beztrestně použít nebo potřebujeme souhlas?
Nebo snad máme fotky raději vymazat?
A pro jak staré snímky to vlastně platí? Jen pro nové nebo i ty letité?
Jak se GDPR týká mně, jakožto fyzické osoby? Můžu dát fotku na Facebook?
Máme fotky zaměstnanců na webu, v informačním systému, na ID kartičkách, ale najdou se i na náborových letáčcích a samozřejmě na Facebooku. Co s tím?
GDPR stanoví právní tituly, na základě kterých lze osobní údaje zpracovávat (v tomto případě používat fotografie zaměstnanců). Jedním z nich je oprávněný zájem, což je případ fotky na identifikační kartě zaměstnance (i když i tady je potřeba důkladně posoudit, zda je fotka na kartě opravdu nezbytná – ve vztahu k počtu zaměstnanců, velikost areálů, počtu budov atd.) V opodstatněných případech se foto může bez souhlasu použít i u kontaktů na webových stránkách společnosti (například u manažerských či obchodních pozic).
Pro použití fotek na intranetu, webu, Facebooku, propagačních materiálech, ale i interním tisku (třeba fotky z vánočního večírku ve firemním bulletinu), budete potřebovat výslovný souhlas zaměstnance. GDPR stanoví jak má takový souhlas vypadat a subjekt údajů (tedy zaměstnanec) musí mít možnost odmítnout nebo kdykoliv souhlas odvolat. Na vás tedy potom je vést agendu udělených souhlasů, ale i těch neudělených či odvolaných a fotografie, ke kterým platný souhlas nemáte, odstranit a zajistit, aby nebyly použity, případně dotyčného na fotce anonymizovat.
A to se týká jak starých fotografií? Jen těch, které jsme pořídili od 25. května 2018?
Pořádáme školení pro naše partnery, fotky budou zveřejněny na webu. Potřebujeme souhlas?
A jak je to s fotografiemi našich dětí z akcí školy?
Fotíme stupně vítězů. Smíme zveřejnit?
Na stupních vítězů stojí obvykle velmi malá skupinka lidí. A ještě častější je, že jsou tyto fotografie doprovázeny textem, z kterého je zřejmé, kdo je oslavovaným vítězem, proto je vhodné získat souhlas se zpracováním osobních údajů.
U sportovních aktivit jako takových se obecně předpokládá, že budou pořizovány a zveřejňovány fotografie a jejich zpracování tedy nevyžaduje souhlasy jednotlivých subjektů. I zde však platí pravidla ochrany osobnosti dle Občanského zákoníku.
A co různé kulturní a společenské akce?
Na takových akcích bývá mnoho lidí, což je poznat i na fotkách, kde jsou zachyceny větší skupinky osob. Tito lidé se obvykle navzájem ani neznají. Je nesmysl od každého vyžadovat souhlas.
Bohatě postačí účastníky účinně informovat, že akce bude fotografována a jakým způsobem bude dále se snímky zacházeno (například v programu, u vstupu, při koupi vstupenek).
Pokud si někdo nepřeje být zvěčněn, ať se domluví s fotografem nebo si nestoupá do záběru.
Máme zrušit (obecní) zpravodaj? Vždyť bez fotek by byl o ničem…
Pokud jste dočetli až sem a s hrůzou jste zjistili, že máte někde zveřejněny nebo použity fotografie osob, ke kterým potřebujete souhlas se zpracováním osobních údajů a třeba už ani nevíte, jak se dotyčný či dotyčná jmenuje, natož jak souhlas získat, existuje jenom jedna cesta… smazat.
Na závěr je vhodné zmínit, že jakmile pomine důvod zpracování osobních údajů (zaměstnanec odejde, subjekt údajů odvolá souhlas, vyprší doba, po kterou byl souhlas udělen atd.), je vhodné osobní údaje (a netýká se to jen fotek) skartovat, vymazat, a to i ze záloh a záložních úložišť.
Spojme se
Ptejte se. Nechte nám vzkaz.
Ing. Petr Nepustil
IT Konzultant
+420 734 686 014
petr.nepustil@k-net.cz