Nástroje pro efektivní řízení týmu a spolupráci
Jistě to také řešíte:
Jak si vyměňovat dokumenty, na kterých pracuje více lidí?
Jak mít vždy přístup ke svým a týmovým souborům?
Jak mít veškerou komunikaci o určitém úkolu či projektu na jednom místě a neztratit se v ní?
Jak zadávat úkoly a kontrolovat je?
Hledáte odpovědi na podobné otázky?
K-net, asi jako každá jiná organizace, se těmito otázkami zabýval a myslíme si, že jsme je vyřešili dobře, proto bychom Vás rádi inspirovali.
V K-netu používáme mnoho systémů pro různé účely a není mým cílem zde nyní vyjmenovat všechny. K těm nejzásadnějším však patří naše netInfoBase postavená nad Confluence od Atlassianu a nástroje Office 365 od Microsoftu. A ty také umíme implementovat na vašich systémech doma nebo v cloudovém prostředí.
netInfoBase
V netInfoBase si vedeme veškerou firemní dokumentaci včetně ISO. To jde skvěle, protože právě k dokumentaci byl původně určen podkladový software Confluence. Doprogramovali jsme si také systém na schvalování žádanek všeho druhu nebo došlou poštu.
Vedeme si zde rovněž zápisy z porad. Velkou výhodou je, že ve spletitém textu zápisu z porady lze jednoduchým způsobem vytvářet a zadávat úkoly konkrétním osobám. Ty pak nemusí v tomto textu nutně hledat, úkoly se jim zobrazí souhrnně ze všech porad na samostatné stránce, kde je mohou rovnou odškrtávat. Jako manažer přesně vím, kdy je úkol splněn, protože mi přijde oznámení do e-mailu. Když potřebujeme něco prodiskutovat, tak využijeme komentáře nebo prostě k úkolu dopíšeme nějakou poznámku. Pokud se úkol nafoukne, snadno mu založíme samostatnou stránku nebo třeba rovnou celý prostor a vždy jsme schopni přesně definovat, kdo má mít k čemu přístup – buď z uživatelských skupin v LDAP (adresáři uživatelů) nebo ručně. Vyhledávání v systému funguje napříč všemi stránkami i obsahem příloh, což je opravdu skvělé. Variabilita a zároveň jednoduchost použití je neskutečně silnou zbraní tohoto řešení, díky kterému ho neustále používáme už od roku 2010.
Office 365
Office 365 naplno využíváme asi 2 roky. Microsoft ho neustále vyvíjí a před více jak 2 lety vykazoval ještě různé „porodní bolesti“, nicméně dnes je to již spolehlivě nejlepší nástroj na trhu pro kancelářské aplikace i v cloudu.
Aplikace Office
Bez Wordu, Excelu a Powerpointu se samozřejmě neobejde valná většina z nás. Díky těmto aplikacím v Office 365 se u nás ale snížilo posílání tam a zpět dokumentů typu final_v1, final_v2 apod. Posíláme si prostě jen odkazy na dokument uložený na OneDrive či Sharepoint a pak klidně souběžně prohlížíme i editujeme stejný dokument a hned vidíme změny, které provádí někdo jiný. Samozřejmě, cloudové verze Office nejsou plnohodnotné, a proto je skvělé, že stále existují i „plné“ aplikace pro počítače, a to jak pro Windows, tak Apple, které však rovněž dokáží rovnou ukládat změny do cloudu a podporují souběžnou editaci.
OneDrive a Sharepoint
Tyto aplikace jsou možná pro naši spolupráci úplně nejzásadnější. Zjednodušeně se dá říct, že OneDrive je osobní disk uživatele a SharePoint je sdílený disk. U obou těchto služeb je fantastické, že se ke svým souborům dostanete jednoduše z PC, Macu, Android zařízení či iPhonu a iPadu, čehož hojně využíváme. Veškeré složky nebo soubory se dají také snadno sdílet s kolegy nebo i externími subjekty bez toho, že by oni sami měli Office 365. Soubory se automaticky synchronizují a při editaci i automaticky ukládají, takže máme u sebe vždy vše, co potřebujeme. Často využíváme také možnosti určit, které složky či konkrétní soubory chceme do svého zařízení nechat synchronizovat. To je zvláště u sdílených disků a dnešních malých disků na noteboocích velmi důležité.
Jan Knettig
Vystudoval VŠE v Praze obor Informační systémy a technologie s vedlejší specializací International Business Strategies. Rok studoval v USA, půl roku ve Vídni a také půl roku v Číně, což společně s láskou pro hudbu zformovalo jeho globální a otevřený pohled na svět. Je tak schopen porozumět individuálním potřebám lidí i obecným potřebám firem po celém světě. Právě univerzalita je jeho celoživotním průvodcem, a proto v K-net zastává pozice IT konzultanta, vedoucího marketingového a PR týmu a také vedoucího vývoje. Nové výzvy jsou jeho motor.
